Die Qual der Wahl: Welche Software passt zu meiner Kanzlei?

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Kanzleisoftware kann Freund und Feind zugleich sein. Denn nicht jede Software passt zu jeder Kanzlei. Deshalb ist es wichtig, eine (Software-)Lösung zu finden, die den eigenen Bedürfnissen entspricht und alle individuellen Anforderungen mit den enthaltenen Funktionen abdecken kann. Denn ob die gewählte Software die Arbeit erleichtert oder mit Tücken und Unklarheiten noch verkompliziert, ist meist nur eine Frage der richtigen Recherche und Auswahl.

Für eine langfristig erfolgreiche und zufriedenstellende Nutzung von Kanzleisoftware ist es daher essenziell, dass sie neben allen grundlegenden Funktionen auch weitere Zusatzleistungen, Anwendungsmöglichkeiten und Schnittstellen bietet, die auf das Wirkungsgebiet und den Schwerpunkt der Kanzlei abgestimmt sind. Deswegen sollte vor jeder Entscheidung ein umfassender und detaillierter Abgleich zwischen den gewünschten und den tatsächlich möglichen Leistungen und Funktionen erfolgen.

Doch die Auswahl am Markt ist immens und die Entscheidung für eine Software daher mit umfangreichem Rechercheaufwand verbunden. Trotzdem ist es an der Zeit, sich mit der Frage nach einer passenden Kanzleisoftware auseinanderzusetzen. Denn durch Digitalisierung, künstliche Intelligenz & Co. wird voraussichtlich bereits 2022 die gesamte Korrespondenz mit Gerichten elektronisch verlaufen.

Um Ihnen etwas Orientierung mit auf den Weg zu geben und Sie bei der Wahl der richtigen Software zu unterstützen, haben wir in diesem Blogartikel einige Ratschläge und Hinweise gesammelt.

Anforderungen an eine Kanzleisoftware

In einem ersten Schritt ist es wichtig, zu überlegen, welche Funktionen und Leistungen für die eigene Arbeit zwingend erforderlich sind. Denn die richtige Software erleichtert es Ihnen, den Überblick in der Kanzlei zu behalten, spart Zeit und somit auch Kosten. Die grundsätzlichen Anforderungen, die eine Kanzleisoftware dabei erfüllen sollte, lassen sich ganz allgemein durch die folgenden Punkte zusammenfassen:

• Akten und Dokumentenverwaltung
• Mandantenverwaltung
• Verwaltung von Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern und Abläufen
• Kontrolle von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Finanzbuchhaltung und Reporting
• Diktierfunktionen und Spracherkennung
• Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung
• Schnittstellen (z.B. drebis, BeA, EGVP etc.)

Hinzu kommen weitere individuelle Anforderungen, die für die letztendliche Entscheidung den ausschlaggebenden Impuls geben können.

Die drei goldenen Regeln

Für die Auswahl sollten außerdem noch einige weitere Aspekte mit einbezogen werden, die Fehlentscheidungen vermeiden können. Drei wichtige Tipps sind dabei sehr nützlich:

Teuer bedeutet nicht automatisch auch gut

Nur weil eine Software verhältnismäßig viel kostet, bedeutet dies auch automatisch, dass sie leistungsstark und für die eigenen Zwecke gut geeignet ist. Deshalb sollte die Entscheidung für oder gegen eine Software immer leistungsbezogen gefällt werden und ein Abgleich zwischen Anforderungen und inkludierten Leistungen erfolgen.

Regelmäßige Updates sind von Vorteil

Der Anbieter liefert regelmäßig und oft neue Updates? Das ist ein klarer Pluspunkt! Denn dies bedeutet, dass er Zeit und Geld in die Software investiert, um sie immer auf dem neuesten Stand zu halten und an die aktuellsten Anforderungen anzupassen.

Ein kompetenter Support spart Nerven und Zeit

Idealerweise informiert man sich vorher, ob ein aktiver Support existiert und wie dieser arbeitet. Denn wenn im Problemfall schnelle Hilfe von einem gut organisierten Support-Team angeboten werden kann, spart das wertvolle Zeit und Nerven. Ist dies nicht gegeben, ist man bei Problemen im Zweifelsfall komplett auf sich alleine gestellt.

Abschließend lässt sich festhalten: Die Ideallösung existiert nicht! Denn die Entscheidung für oder gegen eine Kanzleisoftwarelösung sollte immer individuell und leistungsbezogen getroffen werden, anstatt zu verallgemeinern. Trotzdem lassen sich die oben genannten Ratschläge und Empfehlungen auf die meisten Fälle übertragen und anwenden. Letztendlich spielen jedoch auch individuelle Faktoren wie persönlicher Geschmack und Vorlieben immer eine Rolle.

Quellen:

https://snet-it.de/kanzleisoftware-anwaltssoftware-aktensoftware-notarsoftware/

https://anwaltskanzleisoftware.de/

https://systemhaus.com/kanzleisoftware/