Homeoffice & Rechtsanwaltskanzlei: Treibt Corona die Digitalisierung in den Kanzleien voran?

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Viele Rechtsanwaltskanzleien stehen momentan, bedingt durch das sich stetig ausbreitende Corona-Virus, vor einigen neuen Herausforderungen. Wie schütze ich meine Mitarbeiter auf der einen Seite und wie halte ich auf der anderen Seite das Unternehmen am Laufen?

Spätestens seit der letzten Wochen setzen sich die Kanzleien mit der Option des Homeoffice ernst zu nehmend auseinander, um zum einen die Gesundheit ihrer Mitarbeiter nicht zu gefährden und zum anderen zur Nicht-Weiterverbreitung sowie Eindämmung des Virus beizutragen. Besonders groß ist die Herausforderung für Unternehmungen aus den noch „der Digitalisierung hinterher hängenden“ Branchen. Dazu zählen auch die meisten Rechtsanwaltskanzleien. Deshalb nennen wir hier die wichtigsten Eckpfeiler, die es zu beachten gilt.

Homeoffice ja oder nein?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Die Entscheidung liegt zunächst beim Arbeitgeber, ob und inwieweit den Mitarbeitern Homeoffice ermöglicht werden kann.

Gewährt eine Rechtsanwaltskanzlei in diesen Zeiten seinen Mitarbeitern die Möglichkeit des Homeoffice, sind folgende Aspekte wichtig:

Kommunikation

Praktische und alltägliche Aufgaben – wie die Annahme von Telefonaten und das Bearbeiten der Eingangspost sowie Faxe – können organisiert werden. Während sich Telefonate via Rufumleitung sehr leicht umsteuern lassen, können Briefe nicht direkt umgeleitet. Gleiches gilt für den Eingang von Faxen, sofern es sich nicht um sog. "Computerfaxe" handelt. Die Bearbeitung der Eingangspost sowie die Bearbeitung von Faxen muss dann zwangsläufig weiterhin in der Rechtsanwaltskanzlei selbst durchgeführt werden. Damit kann zum Beispiel auch eine Person beauftragt werden oder dies wird in Schichten erledigt, sodass die Mitarbeiter entsprechend voneinander isoliert und geschützt sind.

Remote Arbeiten via VPN-Zugang

Anders hingegen sieht es beim Mailverkehr oder anderweitig anfallenden Aufgaben, wie dem Erstellen von Schriftsätzen aus. Dies kann – sofern der Computer über VPN zum Firmennetzwerk verfügt – genauso gut aus dem Homeoffice bearbeitet werden. Denn VPN bedeutet, dass der-/diejenige sich auch von zuhause aus über einen Computer auf das Firmennetzwerk einwählen und somit auf die Kanzleisoftware zugreifen kann.

Datenschutz

Der Arbeitgeber muss während der gesamten Homeoffice-Tätigkeit für die Sicherstellung und Einhaltung von geeigneten Datenschutzvorkehrungen sorgen. Die Pflicht des Arbeitnehmers hingegen ist es, den Homeoffice-Arbeitsplatz für Dritte unzugänglich zu machen, sodass niemand Zugriff auf vertrauliche bzw. personen- und unternehmensbezogene Daten hat, wie Mandantenakten, hat. Für die Sicherstellung der Datensicherheit beim Datentransfer kann ein VPN-Zugang Sorge tragen.

Controlling & Ruhepausen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Arbeitszeitgesetz. Arbeitgeber müssen, um die Produktivität und das Fortbestehen ihrer Unternehmung zu gewährleisten, ein gewisses Controlling-System erstellen. Dies kann mittels der Einrichtung einer festen Kernarbeitszeit erfolgen oder in Form von Dailys (kürzere tägliche Update-Meetings). Dem entgegen steht aber auch, dass Arbeitnehmer im Homeoffice sich an die Höchstarbeitszeit und an Ruhepausen halten müssen. Auch dies kann der Arbeitgeber mittels einer Zeiterfassung kontrollieren.

Fürsorgepflicht

Der letzte wichtige Aspekt ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern. Hierbei handelt es sich um den sog. Arbeitsschutz. Der Arbeitgeber ist zwar nicht dazu verpflichtet, den Homeoffice-Arbeitsplatz seiner Mitarbeiter in Augenschein zu nehmen, jedoch muss er sich durch eine detaillierte Befragung der Arbeitnehmer ein Bild verschaffen, ob eventuelle Arbeitsmittel von Nöten sind. Gleichzeitig kann er so eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen.

Abschließend lässt sich sagen, dass auch Rechtsanwaltskanzleien aus dieser momentanen Zwangslage, gestärkt und digitalisiert herausgehen können. Die Digitalisierung wird, ergebnisunabhängig, zwangsläufig vorangetrieben werden. Homeoffice könnte bei Kanzleien als eine viel produktivere Arbeitsweise erkannt werden und als zusätzliches Arbeitsmodell für die Zukunft seinen Platz finden.